Von Erstkontakt zu Automatisierungsprojekten

Der strukturierte Weg zu effizienten AI- & Prozessautomatisierungslösungen – von der ersten Anfrage bis zur umsetzbaren Roadmap.

Warum dieses Vorgehen?

Viele Unternehmen wissen, dass Automatisierung und KI enorme Potenziale bieten – aber nicht, wo sie anfangen sollen. Unser Ansatz sorgt dafür, dass wir nicht bei Tools starten, sondern bei Ihren Prozessen, Engpässen und messbaren Zielen.

Ergebnis: Klar priorisierte Use Cases, identifizierte Stakeholder und ein realistischer Umsetzungsplan.

Der Prozess in 6 Phasen

1) Erstgespräch – Pain Points verstehen

Im ersten Gespräch schaffen wir Klarheit über Ziele, Herausforderungen und Rahmenbedingungen.

  • Wo entstehen heute Zeitverluste, Kosten oder Fehler?
  • Welche Prozesse sind langsam, manuell oder personenabhängig?
  • Wo fehlen Transparenz, Reporting oder Standards?

Deliverable: Erste Pain-Point-Landkarte

2) Prozessanalyse – Discovery Workshop

Wir analysieren gemeinsam die relevanten Prozesse (high-level) und identifizieren konkrete Automatisierungspotenziale.

  • Wiederkehrende Tätigkeiten & Medienbrüche
  • Regelbasierte Entscheidungen & Freigaben
  • Dokumenten- und E-Mail-Flüsse
  • Systemlandschaft & Schnittstellen

Deliverable: Longlist möglicher Automatisierungskandidaten

3) Use-Case Clustering – Ideen strukturieren

  • Prozessautomatisierung (Workflows, Freigaben)
  • KI-gestützte Automatisierung (Dokumenten-/E-Mail-Verarbeitung)
  • Decision Support (Forecasting, Risiko-Scoring)
  • Wissenssysteme (interne Chatbots / RAG)

Deliverable: Use-Case-Map nach Anwendungsfeldern

4) Stakeholder-Identifikation – Schlüsselpersonen finden

  • Geschäftsführung / COO (Strategie & Prioritäten)
  • Fachbereichsleitung & Prozessowner (Abläufe & Verantwortung)
  • Key User (Praxis-Check)
  • IT / Architektur (Integration & Sicherheit)
  • Datenschutz / Compliance (Governance)

Deliverable: Stakeholder-Map + Interviewplan

5) Reifegrad-Check – Daten- & Prozesslage prüfen

  • Prozessklarheit & Dokumentation
  • Datenverfügbarkeit & Qualität
  • Systemzugänge (APIs / Exportmöglichkeiten)
  • Sicherheit, Compliance & Rollenmodelle

Deliverable: Reifegradbewertung inkl. Risiken & Empfehlungen

6) Priorisierung – Roadmap & Pilot definieren

Wir priorisieren nach Impact x Machbarkeit und definieren eine realistische Roadmap.

  • Quick Wins (schnelle Effekte)
  • Leuchtturm-Projekte (strategisch)
  • Low Value Tasks (geringer Nutzen)
  • Langfristige Themen (später)

Deliverable: Roadmap (6–12 Monate) + Pilotprojekt (Proof of Value)

Das Ergebnis

  • Transparente Prozesskarte
  • Priorisierte Use-Case-Liste
  • Klar benannte Stakeholder
  • Umsetzungs-Roadmap + Pilotplan

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